Met ingang van 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AGV) van kracht in ons land. Deze verordening vervangt de Wet Bescherming Persoonsgegevens. De nieuwe regels beschermen de positie van de mensen van wie gegevens worden verwerkt. Zij krijgen nieuwe rechten en hun bestaande rechten worden versterkt.
Voor een lid van Vtv Jan Vroegop gaat dit betekenen, dat ieder lid uit hoofde van zijn/haar lidmaatschap geacht wordt toestemming te hebben verleend om de gegevens te verwerken. Voor nieuwe leden wordt bij aanmelding uitdrukkelijk toestemming gevraagd alvorens zij lid kunnen worden. Ieder lid heeft ten alle tijden recht op inzage, recht op correctie als dat nodig is en het recht op verwijdering uit het bestand na afloop van het lidmaatschap.
Vtv Jan Vroegop bewaart van ieder lid alleen die gegevens die noodzakelijk zijn voor de normale administratie. Dit zijn: naam, adres, telefoonnummer(s), emailadres, geboortedatum en datum van het lid worden. Bovendien wordt per tuin een dossier bijgehouden, met daarin informatie over bouw- en/of kapvergunningen, speciale afspraken en eventuele overtredingen van de regels, zoals die zijn verwoord in de statuten en het huishoudelijk reglement. De gegevens met betrekking tot personen worden niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk is.
Een deel van deze gegevens wordt gedeeld met het AVVN, waarvan Jan Vroegop lid is en van wie het tuinlid een verenigingsblad ontvangt. Geen enkele andere organisatie krijgt de beschikking over de gegevens van de leden.
De gegevens, die Vtv Jan Vroegop heeft van haar leden, zijn alleen toegankelijk voor de bestuursleden en leden en/of commissies die uit hoofde van een specifieke taak over een deel van die gegevens moeten kunnen beschikken. Zij zijn ten alle tijden gehouden uiterst zorgvuldig en terughoudend met de gegevens om te gaan.
De gegevens worden zorgvuldig bewaard in een afgesloten ruimte en er wordt aan gewerkt om de gehele administratie, inclusief het ledenbestand, onder te brengen op een beveiligde, digitale plaats.
Altijd geldt: de privacy van de leden moet zo veel mogelijk gewaarborgd worden.